“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.” – Peter Drucker
Família, relacionamento, amigos, trabalho…Você já sentiu que os dias deveriam durar mais para conseguir dar conta de tudo? Ou que os meses e anos têm passado cada vez mais rápido? Um recurso mais importante e valioso do que qualquer outra coisa no mundo é o tempo, e, saber como utilizá-lo da melhor maneira ao nosso favor, dá uma ajuda e tanto para produzir bem e viver melhor.
O Que É Gerenciamento de Tempo
Gestão de tempo é planejar e executar um controle de quanto tempo se gasta com determinadas atividades, visando ganhar eficiência e produtividade.
Ao ter consciência da quantidade de tempo para cada tarefa, é possível definir prioridades, prazos e metas e isso ajudará a manter a organização e evitar atrasos, tanto nos nossos convívios quanto nos nossos trabalhos. Mas a grande questão não é saber o que é gestão de tempo, mas colocar esse conceito em prática.
Gerenciamento de Tempo x Qualidade de Vida
A gestão de tempo, a produtividade e a qualidade de vida são três elementos que estão conectados. Isso acontece pelo próprio efeito de se gerenciar o tempo: ao usar melhor as horas que você tem, você consegue produzir mais em menos tempo. E essa ação tem total relação com a produtividade. Na prática, o entendimento mais comum sobre esse termo é de que ele diz respeito à capacidade de produção com o tempo que se tem.
Ou seja, para ter produtividade, é preciso saber gerenciar o tempo. Estabelecer essa conexão envolve entender que a produtividade não significa necessariamente realizar diversas atividades ao mesmo tempo. Ela significa saber fazer o melhor uso das horas para entregar, sem passar de um limite saudável. Por isso também, uma consequência direta da gestão de tempo e da produtividade é a qualidade de vida. Apesar de todas as pessoas terem as mesmas 24 horas no dia, isso não significa que o aproveitamento é o mesmo para todo mundo.
E as pessoas que sabem fazer melhor em menos tempo ganham com isso. Por essa razão, quem consegue ter uma maior produtividade no trabalho passa a se beneficiar disso dentro e fora dele. Essa liberdade de tempo permite evoluir a qualidade de vida. Afinal, a pessoa que realiza uma boa gestão de tempo consegue ter mais tempo para equilibrar as questões profissionais e pessoais.
Benefícios do Gerenciamento de Tempo
✅ Eficiências
Um ciclo de organização naturalmente facilita o fluxo das tarefas, aumentando tanto a velocidade quanto a qualidade. Na prática, isso nos torna mais eficientes nas demandas do dia a dia.
✅ Prazos
Já perdeu o prazo de entrega de um trabalho importante e precisou solicitar mais tempo? Com uma gestão eficaz do tempo, essa situação fica mais distante. A otimização das tarefas garante que os prazos sejam cumpridos, melhorando todo o ecossistema produtivo da empresa.
✅ Sem Stress
Um cronograma te deixa ciente das atividades que precisam ser realizadas. Isso ajuda a evitar ansiedade, estresse e sobrecarga, já que você sabe que tem um tempo específico para cumprir cada compromisso.
✅ Confiança
Saber gerenciar o tempo e priorizar tarefas importantes é uma habilidade altamente valorizada no mercado de trabalho. Isso aumenta sua confiança profissional, permitindo que você busque desafios maiores.
✅ Resultados Positivos
Com organização e dedicação, os bons resultados tendem a surgir naturalmente. As metas são alcançadas mais facilmente, beneficiando tanto a empresa quanto o colaborador com um saldo positivo.
Métodos de Gerenciamento de Tempo No Trabalho
Existem diversos métodos científicos de gerenciamento de tempo, cada um com uma abordagem e proposta. Nós separamos dois dos que mais gostamos para te apresentar:
1. Kanban
O Kanban vai além da simples gestão do tempo, sendo uma metodologia de gerenciamento de projetos que grandes empresas já usam. Sua versão mais simplificada pode ser utilizada para organizar o cotidiano, tanto pessoal quanto profissionalmente. A técnica envolve agrupar todas as tarefas em quadros e dividir seu status por meio de listas específicas.
2. Pomodoro
O método Pomodoro, desenvolvido na década de 1980, propõe a divisão do fluxo de trabalho em períodos curtos e focados. A cada 25 minutos de trabalho, faz-se uma pausa de 5 minutos. Após completar quatro “pomodoros”, há um intervalo mais longo, de aproximadamente trinta minutos. Este ciclo se repete até que a tarefa seja concluída. A técnica visa manter o cérebro mais ágil e reduzir a dispersão que ocorre quando permanecemos muito tempo focados em uma única atividade.
Aplicação
Os aplicativos podem ser grandes aliados no gerenciamento de tempo, mas, o que dá mais resultado é colocar em prática algumas técnicas:
• Planejamento
O primeiro passo é delinear suas ações futuras. Isso se aplica tanto à vida profissional quanto pessoal, pois uma complementa a outra.
• Metas e Objetivos
Sempre tenha em mente suas metas e objetivos. Por exemplo, se você precisa concluir todos os relatórios até o final do mês, estabeleça isso como uma meta e, por meio do planejamento, conseguirá alcançar.
• Prazos
Estabelecer prazos é essencial para uma boa gestão do tempo. Sem eles, você corre o risco de cair em um hábito nada produtivo: a procrastinação.
• Priorização de Tarefas
Determine quais atividades são mais importantes e concentre-se em completá-las primeiro. Assim, você consegue gerenciar suas tarefas e finalizar suas demandas de forma sequencial.
• Delegação de tarefas
Não é necessário fazer tudo sozinho. Delegue as tarefas que outras pessoas podem executar.
MAIS: Maximizando a Produtividade com Agendas: Técnicas de Gerenciamento de Tempo
Tic, Tac, Tic, Tac…
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