A rotina da maioria dos trabalhadores pode ser bastante desafiadora, principalmente no que diz respeito à organização de demandas e gerenciamento de tempo. Dessa forma, um bom planejamento é fundamental para não se perder e ter mais tranquilidade e produtividade na para tocar as demandas.
Em um mercado cada vez mais competitivo, não há espaço para falhas. Para ajudá-lo a enfrentar essa realidade, preparamos um artigo especial sobre como organizar sua agenda de trabalho da melhor forma possível.
O que é a organização do trabalho?
A organização do trabalho envolve o planejamento e a orientação de como executar as tarefas, incluindo a definição da estrutura, ferramentas e tecnologias necessárias, os processos e a mão de obra envolvida, além do gerenciamento do tempo e acompanhamento das atividades. Sob outra perspectiva, organizar o trabalho significa planejar considerando as seguintes questões: “o quê?”, “quando?”, “quem?” e “onde?”.
Qual a importância da organização do trabalho?
A organização do trabalho oferece diversas vantagens para o profissional, impactando positivamente tanto a qualidade do que é entregue à empresa quanto o seu bem-estar pessoal:
Aumento da produtividade
Realizar todas as suas atividades diárias sem um planejamento pode acabar não dando muito certo e prejudicar sua produtividade. Em qualquer trabalho, há demandas mais urgentes e outras que podem esperar. Um planejamento eficaz ajuda a identificar as prioridades, evitando que a produtividade pessoal ou da equipe seja comprometida.
Rotina menos estressante
Imagine ter diversas atividades para concluir durante a semana e não saber por onde começar. Isso pode causar muito estresse ao profissional, que ao fim do dia sente que não fez nada. Com uma boa organização no trabalho, esse sentimento é reduzido. Saber o que precisa ser feito a cada dia para alcançar as metas semanais ou mensais proporciona uma sensação de satisfação pessoal, refletindo também na qualidade de vida e bem-estar.
Melhora o engajamento
Ninguém gosta de trabalhar diariamente sem perceber como está contribuindo para os resultados da empresa. Uma boa organização no trabalho ajuda a visualizar o propósito de suas atividades, aumentando a motivação profissional.
Melhora a assertividade nas tarefas
Com a organização no trabalho, o profissional consegue ter melhor controle dos prazos de entrega, saber exatamente o que é necessário para realizar cada serviço e traçar estratégias para atingir os objetivos. Esse planejamento permite que as tarefas diárias sejam realizadas com mais assertividade. Além disso, quando se sabe o que precisa ser feito, é possível dedicar muito mais cuidado e atenção ao trabalho.
Como organizar uma agenda de trabalho
Descubra como organizar uma agenda de trabalho seguindo apenas 10 dicas.
1. Coloque tudo no papel
O primeiro passo para se organizar melhor é anotar tudo, preferencialmente em uma agenda. Isso minimizará as chances de esquecer algum compromisso e permitirá que você consulte suas tarefas, procure números de telefone e observe os detalhes de seus afazeres. O ideal é fazer isso no dia anterior ou, no máximo, na manhã seguinte, antes de uma reunião, por exemplo. Quanto mais antecedência, mais tempo você terá para elaborar seu planejamento e menores serão as chances de esquecer algo. Escolha a alternativa que melhor se encaixa no seu estilo pessoal.
2. Defina bem as prioridades
Outra ação importante para melhorar a organização profissional é definir claramente suas prioridades, identificando quais tarefas são realmente essenciais e quais não são. Não sinta culpa por fazer isso, pois nem todos os compromissos agendados têm a mesma importância para você e para o sucesso do seu empreendimento. Ao definir sua lista de tarefas, determine quais são os assuntos de maior relevância. Uma boa ideia é numerar suas atividades em ordem crescente de importância. Não desperdice horas preciosas nem priorize temas que pouco contribuem para aumentar sua produtividade.
3. Use as listas a seu favor
Como mencionado, definir suas prioridades é fundamental. Para fazer isso de maneira eficaz, você pode usar listas. Comece pelas atividades recorrentes e importantes, como contato com clientes e pagamento de contas mensais. Em seguida, organize as tarefas por prioridades, separando o que precisa ser feito a cada dia e o que é mais flexível. Para finalizar essa etapa, crie checklists com as tarefas a serem concluídas e marque no papel quando finalizar cada uma. Por exemplo, você pode listar todas as contas e ir assinalando as que já foram pagas.
4. Não ignore os detalhes
Outra atitude essencial para o profissional se organizar melhor é valorizar os detalhes. Embora seja necessário manter uma perspectiva abrangente no dia a dia, é importante prestar atenção especial a alguns pormenores. Descreva seus compromissos de forma detalhada e sistemática, garantindo que nada seja deixado de lado.
5. Planeje a longo prazo
Organizar o tempo é mais difícil se focarmos apenas nos momentos imediatos. Por isso, planejar a longo prazo é uma boa estratégia, mesmo que seja necessário fazer ajustes ocasionais na sua lista de compromissos. Dessa forma, você pode ter uma visão clara do que precisa ser concluído e de quais serão os períodos mais intensos. Essa abordagem é especialmente útil para quem costuma deixar tudo para a última hora. Se você escolher cumprir uma tarefa indispensável nos primeiros dias da semana, por exemplo, saberá exatamente quantos dias tem para distribuir o restante de seus compromissos. Isso reduz a pressão e o desgaste no seu trabalho.
6. Fique de olho no calendário
Para planejar a longo prazo, é essencial ficar de olho no calendário. Por isso, o ideal é ter um calendário na sua mesa de trabalho, seja no home office ou no escritório da empresa. Use-o para marcar os dias em que tem algo importante. Não é necessário anotar todos os detalhes no calendário, pois você já terá feito isso em sua agenda ou caderno. No entanto, apenas sinalizar que há uma tarefa ou evento naquele dia já é muito útil. Manter essa visualização acessível ajuda a garantir que você não se esqueça de nada!
7. Divida bem o tempo
É fundamental dividir seu tempo entre trabalho, lazer e família, sem sacrificar nenhum desses pilares. Organize-se de forma equilibrada para não prejudicar nenhuma dessas áreas. Se você trabalha em horário comercial, evite levar trabalho para casa fora desse período. Se sua agenda é mais flexível ou imprevisível, reserve momentos do dia para passar com a família e amigos. Também é importante não exagerar na quantidade de compromissos. Muitas vezes, tentamos fazer tudo de uma vez e, como resultado, não conseguimos realizar nada. Não adianta planejar muitas atividades se não conseguir cumprir metade delas. Foque em um número realista de tarefas e ajuste conforme sua capacidade diária de produtividade.
8. Estipule uma hora para terminar
Quando se começa a empreender ou se trabalha como autônomo, a tentação de estender o expediente é grande, já que você arcará com os prejuízos ou colherá os frutos da lucratividade. No entanto, é crucial estipular uma hora para encerrar o trabalho e, principalmente, cumprir essa determinação. Aumentar excessivamente suas horas de trabalho não trará os resultados esperados, pois o cansaço e o estresse inevitavelmente levarão a uma queda no desempenho. Para alcançar melhores resultados, é importante conhecer seus limites e utilizar boas ferramentas de trabalho.
Solução Animativa
Conte com nossas agendas para colocar em prática essas dicas e ter uma vida profissional mais organizada! E para você, qual rotina de organização mais funciona? Conta pra gente! ⤵️
